SISTEMA DE GESTÃO EDUCACIONAL EDUCAB@SE
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A origem do Educab@se
Foi um choque quando vi o grau de responsabilidade que é ser a autoridade máxima na guarda dos documentos educacionais de uma comunidade. Antes de assumir como profissional, em junho de 2006, a secretaria da Escola Municipal Maria de Lourdes Faustino em Santo Antônio do Descoberto-GO, só havia enxergado a escola da perspectiva de um aluno. Aos vinte e seis anos de idade eu era o responsável legal por toda documentação administrativa da escola, uma escola com mais de 1.200 alunos e mais de 70 profissionais entre professores, auxiliares, cozinheiros, pessoal de limpeza, além de coordenadores e diretores.

Ainda não tinha uma bagagem pedagógica e, num primeiro momento, os termos técnicos da área educacional, para mim, eram "árabe", e eu só me perguntava: "o que estou fazendo aqui?". Mas havia algo que me empolgava: um computador! que naqueles anos começava a se popularizar entre as instituições de ensino daquela região do entorno de Brasília. Neste mesmo ano eu havia comprado meu primeiro PC, com o Windows XP (hoje sou Linux até morrer), e tinha feito um plano de Internet via rádio de 150 KB/s, uma grande evolução para a época!

Algo que me frustrou profissionalmente, de início, foi perceber que, embora tivéssemos um computador na secretaria da escola (era um Windows 98) para facilitar as atividades burocráticas administrativas, apenas o usávamos como uma espécie de máquina de escrever “melhorada”. Por exemplo, para emitir uma declaração de escolaridade, era preciso pegar a "pasta processo" (dossiê) do aluno com os documentos de identificação e, a partir destes "datilografar" os dados em um formulário pré preenchido e salvo no computador, para mim, não havia nada de espetacular nisso!

Eu entendia que o processo ainda continuava o mesmo, apenas mudamos a tecnologia: máquina de escrever para computador; mas não alcançamos a produtividade esperada, a fila na secretaria ainda crescia. Foi quando comecei a pensar em termos de Modelagem de Processo (nem sabia dessa área do conhecimento naquela época, foi inconsciente), mas como eu era o “chefe” do setor, comecei a pensar em como poderia entregar uma declaração de forma mais rápida. Se de alguma forma eu pudesse, nas horas ociosas do dia, copiar e manter o dossiê de cada aluno em um arquivo no computador, isto já retiraria a atividade de procurar a pasta processo no armário, já ganhávamos tempo com isto (quem já trabalhou em secretaria sabe a importância do tempo).

Mas ainda assim, não estava bom, pois isto apenas tranferira a tarefa de procurar a informação para o computador. Teríamos ainda que localizar o documento entre os vários diretórios no Windows. Então pensei e "se utilizássemos apenas um arquivo para todos os alunos?", elegi uma planilha eletrônica para isto (naqueles dias eu já fazia minha contabilidade pessoal no Excel e já sabia do seu potencial). Mesmo sem noções de banco de dados, pensei que fosse possível obter um dado de uma célula em outra parte da planilha sem ter que redigitar a informação, utilizei a fórmula do Excel PROCV para encontrar o dado em uma lista, isto já era melhor do que o que tínhamos!

Comecei a explorar os vários recursos do Excel, estudando arduamente as fórmulas, vendo vídeos em casa (na minha conexão a 150 KB/s de velocidade, imagine!), pois ainda não havia Internet na escola. Eu testava o comportamento das fórmulas e aplicava-as gradativamente à minha planilha na escola. A esta altura, minha planilha já conseguia gerar uma declaração apenas selecionando uma caixa de seleção com o nome do aluno, eu achava aquilo fantástico! Todas as matrículas, antes de ir para o armário, passavam por essa planilha, assim quase não precisávamos acessar o documento, estávamos iniciando um novo ciclo na gestão da documentação naquela escola.

Até então, eu só usava a “parte de fora" dos recursos do Excel. Foi quando iniciei minha exploração pelas Macros (recurso que grava uma ação que pode ser recuperada e repetida posteriormente), notei que ao gravar uma macro era gerado um código por escrito (era a linguagem Visual Basic for Applications - o VBA), achei aquilo incrível! Depois de um tempo estudando e praticando, agora minha planilha já apresentava um formulário de entrada de dados, já tinha cara de aplicativo. Os boatos sobre este feito já se espalhavam por toda rede de ensino, pois os documentos emitidos por nossa escola eram diferentes, tinham inclusive data e hora da emissão, tudo isso feito automaticamente. Não fazíamos mais os 1.200 boletins a mão, eram impressos em menos de uma hora!

Em meados de 2009, fui convidado a trabalhar na Secretaria de Educação com a missão de implementar a planilha (com status de Sistema) em todas as trinta e três escolas da rede de ensino. Agora eu precisava ter todos os dados do município na ponta da língua, era uma das exigências do cargo. Criei uma forma de importar os dados das 33 planilhas (uma de cada escola) para um só arquivo. Constantemente havia a demanda por número de alunos do município. Isto foi gerando mais e mais demandas por informação, chegava ao ponto de eu ter que saber quantos alunos no município moravam em zona rural, utilizavam transporte escolar ou outro meio de locomoção, e tinham alguma deficiência (para os padrões de hoje, isto seria trivial). Foi aí que notei o valor da informação para uma boa gestão de qualquer negócio!.

Em 2010, a planilha já tinha um sistema de login, pessoas de outras áreas com acesso ao computador da secretaria não tinham acesso aos dados do arquivo (era bastante precário, mas não sabíamos disso!). Mesmo com essas evoluções, eu sentia que isto ainda podia ser melhor. Ainda tínhamos um trabalho imenso em digitar as notas dos Diários no "sistema", às vezes digitávamos errado, outras vezes o professor mudava, no 4º bimestre, uma nota do 1º, isso gerava desgaste a ambos profissionais, pois era um transtorno modificar a informação depois que o pai e a mãe do aluno já tinham visto, e já haviam levado para casa um documento assinado pela escola com as notas erradas.

Um professor do município havia criado um Diário em Excel o qual foi abraçado pelo Conselho Municipal de Educação (penso que isto foi em 2011), mas o problema ainda continuava, pois os dados do "Diário Eletrônico" e do "Base Escolar" (como eram chamadas as planilhas) não conversavam entre si, às vezes um usava o ponto (.) como separador de decimais e o outro, uma vírgula (,). Era preciso ajustar estes “pontos”, dentre outros, por exemplo, o que era inserido quando o aluno não tinha feito uma prova bimestral? Nas escolas maiores fazia-se um esforço hercúleo copiando os dados de um para o outro, cada um à sua maneira. Anos depois elaborei minha própria versão do Diário Eletrônico, mas isto é outra história.

Me senti compelido a tomar uma providência. Criei um mecanismo de importação que sobrepunha os dados do Base com os dados do Diário. Era bem simples, clicávamos em um botão, o sistema pedia um diretório com os arquivos de Diários, nomeados de forma padronizada, o Base Escolar pegava aquelas notas e frequência para a geração dos boletins e outros documentos. Isto funcionou em certo nível, mas neste ponto já havia tanto código escrito que era trabalhoso modificar uma única vírgula sem que isto impactasse no sistema ou no diário. Novas funcionalidades demandadas começaram a demorar mais para serem implementadas visto que deveríamos fazer uma análise detalhada destes impactos. Outro problema recorrente, eram as versões do Excel, algumas partes determinadas do código não era compatível com certas versões do pacote Office, o que causava algumas falhas inesperadas no sistema.

Havia também, um problema de “sumiço de diário” do pendrive. Como os professores deveriam deixar uma cópia do arquivo no computador da secretaria da escola, era necessário plugar o pendrive no computador. Naquela época havia um vírus de computador que, ao plugar o pendrive, os arquivos e pastas eram ocultos. Para um leigo em informática, os arquivos haviam sido apagados do pendrive (houveram casos de acusações contra a secretaria), a providência era formatar o pendrive para eliminar o vírus (e aí sim apagava). Mas este procedimento não resolvia nada, pois o vírus era no computador. Depois de algumas semanas, os secretários adquiriram o hábito de escanear o pendrive com um antivírus antes da abertura no computador (pense como isso era penoso em uma escola com mais de 30 professores). Na verdade, o tempo que ganhamos ao utilizar o meio eletrônico era gasto nestes e outros detalhes semelhantes.

Até então eu corria para a Internet na busca de uma solução, neste tempo, ainda não me considerava um programador de computadores, e naqueles dias, alguém da área de TI que estava oferecendo uma solução para uma espécie de Contracheque Online, se admirou de como nos “virávamos” com planilhas eletrônicas para armazenar a vida acadêmica dos 12.000 alunos do município. Ele pediu para dar uma olhada de perto, mostrei-lhe o código VBA, ele me disse que realmente era incrível, mas que eu devia investir em outra tecnologia, a Web (sistemas acessados via navegador). Após orientação, corri para Internet, e iniciei um novo ciclo de aprendizagem.

Comparando com a curva de aprendizado das fórmulas do Excel e do VBA, tudo agora era mais lento. Não entendia quem era quem neste novo ecossistema tecnológico, HTML, HTTP, PHP, Javascript, CSS, Orientação a Objeto (OO), Framework, Sql, AJAX, POST, GET, Session, etc e etc, e mais termos técnicos. Tudo se transformava em uma densa névoa em meu aprendizado e crescimento profissional. Mesmo sem entender nada do que lia, pois de cada dez palavras, cinco eram termos técnicos da área, o que me fazia demorar muito tempo na leitura. Acreditei que era questão de tempo até começar a absorver o conteúdo. Não consegui encontrar um guia do que deveria estudar primeiro, fui simplesmente lendo o que ia encontrando. Também não conhecia ninguém que pudesse me orientar nesta árida expedição por um novo conhecimento.

Em 2012, me lancei na elaboração de um protótipo do Base Escolar para Web com PHP e Mysql (que nunca iria terminar), criei várias partes do sistema de forma estruturada (para os aventureiros da programação: não havia entendido ainda os conceitos da OO). Na minha máquina, com uma massa de dados sem problemas, funcionava “redondinho” (o que empolgava alguns colegas). A grande dificuldade era tornar o sistema seguro contra acessos não permitidos, já que estaria disponível em qualquer parte do planeta via Internet. Outro ponto problemático, era a falta de conectividade da maior parte das escolas, além da falta de um Servidor Web na rede de ensino (o serviço em nuvem ainda era muito caro para nossa realidade), e o problema mais preocupante, era a falta de conhecimento sobre esta área (mas eu não sabia disso).

Mais tarde (depois de deixar o município), descobri que o problema da continuidade do trabalho não era exclusividade nossa. A maior parte do Brasil é constituída de municípios como aquele, com os mesmos problemas estruturais. A política, em detrimento da competência profissional, tem maior peso sobre a decisão de quais atividades desenvolvidas são essenciais para a população (isso é triste!). Quando havia mudança no governo, não sabíamos se nossa contribuição profissional ainda era necessária, do ponto de vista político. O próximo gestor (que normalmente é um cargo indicado politicamente e não tecnicamente), às vezes, não sabia do esforço empreendido pelos profissionais que ali estavam para que “as coisas” continuassem funcionando mesmo sem recursos públicos. Nós, os técnicos, fazíamos acontecer (contudo, eu não vejo isso como positivo institucionalmente, pois o bom trabalho não deveria depender da habilidade exclusiva de A ou B, antes deve ser sistêmica, isto é, se A ou B não estiverem disponíveis “a coisa” deve continuar caminhando, isto é algo distante das instituições públicas, mas é possível com boa gestão). Apesar de tudo isso, sempre havia aqueles que nos apoiavam como profissionais, e isto era a melhor parte, o reconhecimento do seu esforço!

Aparentemente, tudo conspirava contra minha intenção (e de mais alguns colegas) de criar um sistema (uma forma) capaz de concentrar todas as informações da rede de ensino em um só ambiente. Mas, por outro lado, foi graças ao pouco conhecimento que absorvi naqueles dias, e por causa dos desafios a minha frente, que estudei e passei em outro concurso público! Agora estava em outro nível! Dentre as várias atividades do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais - Anísio Teixeira (INEP), assumi a função de acompanhar a coleta do Censo Escolar, por já ter experiência. Particularmente, eu já conhecia o Censo, já havia participado de treinamentos em Goiânia com a ilustríssima Ednamar (Coordenadora do Censo Escolar de Goiás) , mas da perspectiva, primeiro da escola, depois do município, o que é muito diferente da perspectiva de quem elabora a coleta, o INEP.

Quando se trabalha em uma Secretaria Municipal de Educação, e para dar continuidade ao trabalho desenvolvido, você se sujeita a tantas atribuições quanto solicitadas, além do Base, eu era o Técnico de Infraestrutura e Sistema (não no papel), mas as escolas enviavam-me os computadores para que eu os consertasse (isto foi um ótimo aprendizado!). Outras vezes eu era o técnico de rede, instalava modem, e configurava o acesso à Internet nas escolas, muitas vezes, com meu próprio combustível e veículo. Eu já tinha uma rotina mensal de ir em todas as escolas para pegar um “backup” do Base Escolar com as atualizações do mês, daí aproveitava para fazer a manutenção nos computadores das escolas, para mim isso funcionava bem (não é preciso dizer que a nova gestão nem sabia dessa atividade).

Em maio de 2014, há quase 8 anos após o primeiro dia de trabalho no município, eu o estava deixando e, junto com esta ação, deixando meu objetivo de lado. Mas, de alguma forma, as pessoas que usavam o Base Escolar até aquele momento, encontraram uma forma de o utilizarem nos anos posteriores, mesmo sem suporte técnico. Mudavam a data do computador, usavam o Libre Office para quebrar a senha, dentre outras “artes” (era legal ver as pessoas se virando). E eu estava feliz demais para me preocupar com um município que, a pouco tempo, havia colocado em cheque a idoneidade do meu trabalho, há um ano, ainda no município, o governo havia mudado, e eu estava participando de várias reuniões para “justificar” a importância do meu trabalho no município, além de ter que provar minha quebra de relacionamento com governo anterior (me sinto profundamente decepcionado em ter nascido em um mundo com essa deturpação dos valores e da ética profissional, todos os dias somos assediados por um superior por causa da política, isto em todos os níveis do serviço público, vi colegas extremamente comprometidos com o trabalho serem excluídos por causa da declaração do voto no partido X ou Y).

Foi quando tudo estava em paz, que me senti um pouco frustrado ao lembrar dos objetivos deixados para trás. Parecia que algo estava faltando, fazia meu trabalho, ia para casa, ninguém me ligava para informar um problema. Eu não estava me sentindo parte da solução de algo grandioso e isso me incomodava muito. Foi quando voltei aos estudos sobre software embasado na Web. Agora havia mais tempo (na verdade, mais dinheiro) para estudar sobre o assunto, e iniciei uma graduação em Gestão de TI (já havia concluído em 2011 uma Licenciatura em Letras pela UEG, inclusive havia assumido em 2014 o cargo de professor no município, mas continuara na Secretaria de Educação). Comprei um livro sobre Zend Framework, e isto mudou minha forma de ver um sistema embasado em tecnologia Web, após o entendimento dos primeiros conceitos, era fácil elaborar qualquer que fosse o sistema, com todas as técnicas mais recentes e seguras de se produzir software, iniciei um novo ciclo de aprendizagem (nada é melhor na vida do que uma nova fase!).

Mas foi só em 2017, que eu tinha construído algo para o município, claro, da minha visão de três anos atrás. Foi quando culminou minha vontade de colocar em prática todo o conhecimento que adquirira nestes 3 últimos anos com a necessidade de um sistema no município (meu objetivo anterior). A primeira instituição a “correr atrás” foi o Conselho Municipal de Educação, que me perguntou se eu dispunha de um sistema que atendia às necessidades do município. Neste primeiro momento eu havia criado o “Base Online”, mas com um diferencial: o sistema da secretaria da escola era o mesmo do diário escolar, que era o mesmo da rede de ensino municipal. O desafio agora era convencer os professores e profissionais de secretaria a modificarem sua forma de trabalhar (como mudar é difícil! inclusive para mim). A parte da secretaria foi fácil, visto que ainda utilizavam métodos (com todo respeito) primitivos no gerenciamento de suas escolas, havia ainda aqueles que usavam o Base Escolar (o Excel). Mas para os professores foi necessária uma série de reuniões nas escolas para mostrar os benefícios de um sistema único.

A maior parte dos questionamentos foi o velho problema de conexão com a Internet, alguns diziam que o município deveria ter um programa de distribuição de Tablets para os professores usarem o sistema, mas “cá para nós” estamos no Brasil, isto era uma ideia utópica! Mas foi assim que conseguimos, com a força do Conselho Municipal, implementar o primeiro sistema totalmente Online na rede de ensino de Santo Antônio do Descoberto. Ao final do ano letivo, fizemos uma pesquisa de satisfação, 99% dos profissionais de secretaria aprovaram o sistema, já a maioria dos professores apoiaram (com algumas ressalvas), outros ainda hoje, preferem o papel. Além disso os dados apontaram para que 92% dos professores não teriam impedimento em utilizar seus equipamentos pessoais (telefone, tablet, notebook, computador) para preencher o diário de classe online! Isto foi simplesmente esplêndido! Eu estava muito otimista para o próximo período letivo. Nesta pesquisa os profissionais (usuários do sistema) puderam expressar seus anseios quanto a um sistema eficiente em sua opinião. A maioria das opiniões foi acatada como melhoria para o próximo ano letivo.
Por Júlio César Marques em 15/07/2019.
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Guilherme Macedo em 15/07/2020
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